Configuración Inicial de Induly: Checklist Completo de Onboarding para una Nueva Planta Industrial

La diferencia entre una planta que usa Induly desde el día uno y una que arrastra una configuración a medias durante meses no está en el software: está en las dos primeras horas de configuración. Cuando los datos maestros (empresa, centros de coste, puestos, turnos, trabajadores) están bien cargados, todo lo demás —fichajes, tareas, órdenes, análisis— fluye sin intervención manual. Cuando no lo están, cada fichaje se convierte en una excepción que alguien tiene que resolver a mano.

Esta guía es el checklist de onboarding real que aplicamos en las implantaciones de Induly: el orden correcto, los errores que más vemos en plantas nuevas, y los ajustes finos que separan un "Induly instalado" de un "Induly operativo". Sigue los pasos en este orden y tu go-live estará listo en una mañana.

Antes de Empezar: Lo que Necesitas Tener Preparado

Antes de abrir el panel de Configuración, reúne esta información. Te ahorrará horas de re-trabajo:

| Dato | Por qué lo necesitas | Dónde conseguirlo |

|---|---|---|

| CIF / razón social | Datos fiscales de la empresa y, si aplica, datos de los centros de trabajo secundarios. | Tu departamento de administración. |

| Organigrama de centros de coste | Familias de trabajo, secciones, líneas, proyectos. | Responsable de producción + contabilidad. |

| Listado de puestos de trabajo | Cada máquina, línea o zona con su código y descripción. | Encargado de planta. |

| Cuadrante de turnos | Turnos actuales con horarios, días de rotación, libranzas. | RRHH o responsable de planificación. |

| Plantilla de trabajadores | Nombre, DNI/NIF, número de la Seguridad Social, puesto asignado, turno, fecha de alta. | RRHH / nóminas. |

| Listado de tareas estándar | Tareas recurrentes (preparación máquina, producción, limpieza, mantenimiento) por puesto. | Encargado de cada sección. |

| Correos de los usuarios con acceso | Para invitarlos al portal con su rol correspondiente. | RRHH. |

Consejo: No intentes cargar la plantilla completa el primer día. Empieza con un equipo piloto de 5-10 trabajadores en una sección, valida el flujo end-to-end, y luego escala al resto. Esto reduce el riesgo de errores en cascada y te da margen para ajustar la configuración antes del rollout general.

Paso 1: Configura la Empresa y los Datos Fiscales

El primer paso es dar de alta la empresa. En Configuración → Empresa encontrarás los campos:

• Razón social, CIF, dirección fiscal.
• Datos de contacto del responsable principal.
• Zona horaria (importante: si tienes centros de trabajo en otra región, esto afecta a los informes).
• Formato de fecha y hora (DD/MM/AAAA y 24h es lo habitual en industria española).
• Moneda por defecto para informes de costes.

Si tu empresa tiene varios centros de trabajo (por ejemplo, fábrica + almacén + obra), crea cada uno como empresa independiente o como centro de coste, según tu modelo de gestión. En Induly cada empresa tiene su propio conjunto de datos aislados, lo cual es clave para cumplir con el RGPD y para que los informes no mezclen producciones distintas.

Paso 2: Crea los Centros de Coste

Los centros de coste son la columna vertebral de tus informes. Un centro bien definido te permitirá después preguntar "¿cuánto me cuesta producir la familia X en el turno de noche?" sin tener que cruzar tablas a mano.

Ve a Configuración → Centros de Coste y crea la estructura jerárquica. Un patrón que funciona bien en plantas industriales es 3 niveles:

1. Nivel 1 — Familia: Fabricación, Montaje, Expediciones, Mantenimiento.

1. Nivel 2 — Sección / Línea: Línea 1, Línea 2, Taller de soldadura, Almacén.

1. Nivel 3 — Producto / Proyecto (opcional): Proyecto Cliente A, OT 2026-014, etc.

Error frecuente: Crear demasiados centros de coste desde el principio. Empieza con 6-10 centros de Nivel 1 y Nivel 2. Cuando el equipo se acostumbre a trabajar con ellos, añade los de Nivel 3. Un centro de coste que nadie usa solo genera ruido en los informes.

Paso 3: Define los Puestos de Trabajo

Cada puesto de trabajo en Induly representa una ubicación física donde un operario puede fichar y registrar actividad: una máquina, una línea, una zona de la fábrica, un puesto de montaje.

Ve a Configuración → Puestos de Trabajo y, para cada uno, define:

• Código corto (ej: TQ-01, LI-2, MNT-A). Este código se mostrará en el kiosco y en las pantallas de tarea.
• Descripción legible (ej: "Torno CNC línea 1 — Turno mañana").
• Centro de coste asociado. Este vínculo es crítico: cada hora fichada en este puesto se imputará automáticamente al centro seleccionado.
• Geolocalización (opcional, recomendado para obras o trabajos en exterior): un radio de metros dentro del cual se permite el fichaje desde la app móvil.

Una vez creados, los puestos aparecen automáticamente en el selector del Kiosco de Planta y en la app del trabajador, sin necesidad de configuración adicional.

Paso 4: Da de Alta a los Trabajadores

Aquí es donde se concentran la mayoría de los errores de configuración, así que tómate tu tiempo.

En Configuración → Trabajadores puedes:

• Alta individual: para unos pocos trabajadores o para el equipo piloto.
• Importación masiva CSV: cuando la plantilla supere los 15-20 trabajadores. El CSV acepta nombre, DNI/NIF, NSS, email, puesto por defecto, turno, fecha de alta y, opcionalmente, código de acceso al kiosco.

Para cada trabajador asegúrate de configurar:

| Campo | Por qué importa |

|---|---|

| Nombre completo | Aparece en informes, portal individual y exportación a nóminas. |

| DNI/NIF | Obligatorio para exportación a nóminas y para identificación inequívoca ante Inspección. |

| Nº Seguridad Social | Necesario para integración con nóminas. |

| Puesto por defecto | El que se le asigna al iniciar tarea si no se especifica otro. |

| Turno | Determina el cuadrante base y los informes por turno. |

| Centro de coste por defecto | Si el operario rota entre varios, define el principal. |

| Estado | Activo / Baja. Mantener el estado actualizado es clave para que el portal individual deje de estar accesible al trabajador en cuanto cause baja. |

Aviso legal: Antes de dar acceso al Portal Individual a un trabajador, asegúrate de tener documentado el consentimiento o la base legal que lo justifique (información al empleado en el contrato, en la política de privacidad, etc.). Induly te da la herramienta, pero la base jurídica es responsabilidad de la empresa.

Paso 5: Configura los Turnos y el Cuadrante

Los turnos se gestionan en Configuración → Turnos. Cada turno define:

• Código (ej: M, T, N para mañana, tarde, noche).
• Hora de entrada y salida.
• Pausa (comida, desayuno): si la pausa se descuenta del tiempo trabajado, defínelo aquí para que el cálculo del tiempo efectivo sea correcto.
• Días aplicables: L-V, L-S, personalizado.

Para cuadrantes rotativos (semana de mañana, semana de tarde, semana de noche, libranza), usa la función de rotación automática: defines los turnos en orden y la periodicidad de la rotación, e Induly genera el cuadrante del año entero en un clic.

Tip: Antes de generar el cuadrante del año, valida con 2-3 trabajadores reales que los códigos de turno y la rotación son correctos. Corregir un cuadrante anual mal generado lleva más tiempo que validar primero.

Paso 6: Crea las Tareas Estándar

Las tareas son las unidades de trabajo que el operario selecciona al iniciar actividad. Definir bien el catálogo evita el famoso "los operarios escriben lo que quieren" y te da datos comparables.

Crea una tarea por cada actividad recurrente. Un buen catálogo inicial tiene entre 8 y 15 tareas por sección, por ejemplo para una planta de mecanizado:

• Preparación de máquina
• Producción serie A
• Producción serie B
• Cambio de útil
• Mantenimiento preventivo
• Limpieza de puesto
• Pausa / Avería
• Imputación de piezas

Para cada tarea, define:

• Código (ej: PROD-A, MTTO-PREV).
• Descripción clara y corta.
• Centro de coste por defecto (para que al imputar la tarea las horas vayan al lugar correcto).
• Color (opcional, para que las tarjetas del kanban sean visualmente distinguibles).
• Activa / Inactiva: las tareas inactivas dejan de aparecer en los selectores pero se conservan en el histórico.

Paso 7: Configura Usuarios, Roles y Permisos

En Configuración → Usuarios crea las cuentas de los responsables que accederán al panel:

• Administrador: acceso total. Habitualmente 1-2 personas (IT, responsable de RRHH).
• Encargado de planta: puede ver registros, planificar, crear tareas, pero no modificar la configuración global.
• RRHH: acceso a fichajes, informes, exportación a nóminas.
• Responsable de producción: acceso a tareas, órdenes, análisis ejecutivo.
• Portal individual: el trabajador accede solo a sus propios datos, sin ver nada del resto.

Aplica el principio de mínimo privilegio: cada usuario solo con los permisos que necesita para su función. Esto es tanto una buena práctica de seguridad como un requisito RGPD.

Paso 8: Integra con tu ERP, Nóminas y Kiosco

Una vez los datos maestros están cargados, llega el momento de las integraciones:

• Nóminas: configura la exportación periódica en el formato que necesite tu software de nóminas (Sage, A3, Meta4, etc.). El formato es CSV configurable desde Configuración → Integraciones.
• ERP: si usas SAP, Microsoft Dynamics, Holded u otro, configura el intercambio de órdenes de fabricación y la devolución de consumos.
• Kiosco de planta: asigna los puestos de trabajo físicos al kiosco correspondiente. El kiosco solo mostrará los puestos que le toquen.
• App móvil: los trabajadores descargan la app, introducen el código de invitación que se genera desde su ficha, y ya pueden fichar desde el móvil con o sin geolocalización.

Orden recomendado: Activa primero el kiosco o la app móvil para el equipo piloto. Valida 1-2 semanas. Solo entonces despliega al resto. Saltarse esta validación es la causa nº 1 de "Induly no funciona" cuando en realidad funciona perfectamente, pero con datos de prueba mal cargados.

Paso 9: Verifica Antes del Go-Live

Antes de declarar el sistema en producción, ejecuta esta verificación de 10 minutos:

1. Crea un fichaje de prueba desde el kiosco y comprueba que aparece en la tabla de registros con el trabajador, puesto y turno correctos.

1. Crea una tarea de prueba, asignala a un trabajador, márcala como iniciada y como finalizada. Verifica que el tiempo calculado coincide con lo esperado.

1. Genera un informe de prueba (por ejemplo, rentabilidad por turno del día anterior) y comprueba que los datos cuadran con tu Excel de siempre.

1. Accede al Portal Individual con un usuario de prueba y verifica que el trabajador ve solo sus datos.

1. Exporta a nóminas un periodo de prueba (1 día) y comprueba que el CSV se abre correctamente en tu software de nóminas.

1. Revisa los logs de auditoría (Configuración → Auditoría) para confirmar que todas las acciones han quedado registradas con su usuario, fecha y hora.

1. Haz una copia de seguridad manual de la configuración. Si algo sale mal en el primer día real, podrás restaurar.

Si los 7 puntos funcionan, estás listo para el go-live.

Errores Frecuentes en Plantas que Configuran Induly por Primera Vez

Después de decenas de implantaciones, estos son los problemas que más vemos y cómo evitarlos:

| Error | Consecuencia | Solución |

|---|---|---|

| Cargar todos los trabajadores a la vez sin piloto | Si el CSV tiene un error de formato, hay que rehacer altas y permisos. | Empieza con 5-10 personas, valida, escala. |

| No vincular puesto ↔ centro de coste | Las horas fichadas no imputan a ningún centro y los informes salen vacíos. | Define el centro de coste como paso obligatorio al crear cada puesto. |

| Turnos sin pausa definida | El tiempo "efectivo" computa las pausas como trabajo, inflando los informes. | Define pausas como "no trabajadas" si no se fichan. |

| Tareas demasiado genéricas ("Trabajo", "Otros") | Los operarios las usan para todo y pierdes la granularidad. | Crea tareas específicas para cada actividad recurrente. |

| Permisos excesivos a usuarios | Un encargado puede borrar históricos que después son necesarios para Inspección. | Aplica el principio de mínimo privilegio. |

| No formar al equipo | El sistema funciona, pero el operario no sabe cómo fichar una tarea concreta. | Dedica 30 minutos a formar al equipo piloto antes del go-live. |

Después del Go-Live: los Primeros 30 Días

Los primeros 30 días son clave para consolidar el uso. Recomendamos:

• Semana 1: Reunión diaria de 10 minutos con el equipo piloto para recoger dudas y fricciones.
• Semana 2: Ajustar configuración menor (catálogo de tareas, horarios de turno, permisos) en base al feedback.
• Semana 3: Escalar al 50% de la plantilla. Empezar a usar informes reales en reuniones de producción.
• Semana 4: Escalar al 100%. Primer informe de cierre mensual generado desde Induly y comparado con el Excel histórico para validar números.
• Día 30: Revisión de uso. ¿Cuántos fichajes se han hecho desde el kiosco vs. la app vs. el panel? ¿Qué tareas concentran el 80% del tiempo? ¿Hay algún cuello de botella operativo que los datos ya estén mostrando?

Si llegas al día 30 con estos datos en la mano, has pasado de "tener Induly instalado" a "tener Induly operativo". Y eso es exactamente lo que necesitas para tomar decisiones de producción, RRHH y cumplimiento legal basadas en datos reales, no en intuición.

Conclusión: Una Mañana de Configuración Vale por Mes de Datos Basura

El onboarding de Induly no es un proyecto de meses: con este checklist, una mañana basta para tener el sistema configurado a nivel de datos maestros. El piloto de 1-2 semanas con un equipo reducido te valida el flujo end-to-end. Y el despliegue progresivo al resto de la plantilla minimiza el riesgo de errores en cascada.

La configuración inicial es el cimiento sobre el que se apoyan fichajes, tareas, órdenes, informes y cumplimiento legal. Invertir 2-3 horas bien guiadas en este cimiento te ahorra meses de datos a medio cargar, informes que no cuadran y reuniones intentando explicar por qué "el sistema no funciona" cuando en realidad funciona, pero con datos de prueba arrastrados desde el día uno.

¿Vas a poner en marcha Induly en una planta nueva? Solicita una demo de onboarding y te acompañamos paso a paso en la configuración inicial, con un especialista que valide contigo cada uno de los 9 puntos del checklist antes del go-live. Solicita una demo.